یکی از چالش های مدیران و یا بین اعضای یک تیم نحوه تعریف یک وظیفه و محول کردن آن به دیگران است. وظیفه ای مشخص می شود اما در نهایت هر دو طرف از نتیجه ناراضی هستند و هر یک دیگری را مقصر می دانند. عدم شفافیف در تعریف نتیجه، عدم دیدگاه یکسان نسبت به وظیفه، عدم وجود منابع کافی و … از جمله موانعی هستند که باعث می شوند وظیفه مشخص شده در زمان مشخص شده و بطور موردنظر انجام نشود. یکی از راهکارها برای برطرف کردن این مشکل استفاده از مدل TASC برای تعریف یک وظیفه است. در هنگام تعریف یک وظیفه این سوالات را از خود بپرسید:
1- Task
کدام فرد مسئول انجام وظیفه است؟
2- Authority
آیا اختیارات و قدرت لازم برای انجام وظیفه را به فرد مورد نظر داده ایم؟
3- Success
آیا منابع مورد نیاز (زمان، منابع مالی و … ) برای انجام وظیفه را در اختیار فرد مورد نظر قرار داده ایم؟
4- Checklist
آیا برای اینکه وظیفه انجام شود درباره فهرست کارهایی که باید انجام شود و نتیجه نهایی به توافق رسیده ایم؟
به عنوان یک مدیر بازاریابی، فرض کنید از کارمندان تان آقای صادقی درخواست می کنید که گزارش فروش سه ماه گذشته را طی دو روز آینده برای شما آماده کند. او این کار را انجام می دهد اما مشکل اینجاست که شما انتظار داشتید که گزارشات در قالب نمودار و به صورت پاورپویت ارسال شوند اما آقای صادقی آنرا به صورت چاپی و با جزییات و با دو روز تاخیر آماده کرده است. این در حالی است که قصد داشتید برای گزارش به مدیرعامل از آنها استفاده کنید!
بعد از آقای صادقی دلیل این تاخیر را سوال می کنید و اینکه چرا در قالب درست آماده نشده اند. ایشان هم عنوان می کنند که برای گزارشات فروش به مدیر واحد فروش درخواست دادند اما در ابتدا اصلا همکاری نکردند و بعد از درخواست های زیاد با دو روز تاخیر این گزارشات را در اختیار ایشان گذاشتند و بعد اینکه از دو روز مشخص شده یک روز را مرخصی بودند چون برای دخترشان وقت دکتر داشتند.
با این شرایط و اتفاقات تمام کردن وظیفه مشخص شده در دو روز تقریبا ناممکن به نظر می رسد.
حال اگر بر اساس روش TASC این وظیفه تعریف می شد. خوب پاسخ سوال اول که مشخص است، آقای صادقی مسئول انجام این وظیفه است.
آیا آقای صادقی اختیارات و قدرت لازم برای انجام این وظیفه را دارد؟
برای تکمیل این وظیفه نیاز به همکاری با واحد فروش وجود دارد بنابراین شاید لازم باشد که شما به عنوان مدیر واحد بازاریابی با مدیر بخش فروش تماس بگیرید و هماهنگی های لازم را انجام دهید.
بنابراین در دل این وظیفه برای آقای صادقی یک وظیفه برای شما هم تعریف می شود.
تماس با مدیر واحد فروش
آیا آقای صادقی از لحاظ زمانی و مهارتی توانایی انجام این کار دارند؟
با شناخت شما از آقای صادقی می دانید که برای کار با گزارشات و پاور پوینت مشکلی ندارند. بنابراین وقتی درباره برنامه کاری دور روز آینده از ایشان سوال می کنید متوجه می شوید که یک روز را مرخصی هستند و یک روز برای انجام این وظیفه کافی نیست. بنابراین زمان تکمیل وظیفه را به سه روز افزایش می دهید.
تکمیل این وظیفه چه نتیجه ای خواهد داشت و چه فعالیت هایی باید صورت گیرد؟
شما درخواست تان را به آقای صادقی با جزییات بیشتر در میان می گذارید. اینکه قصد دارید از این گزارش برای ارائه به مدیرعامل استفاده کنید و گزارش باید در قالب پاورپوینت و خیلی خلاصه آماده شود و برای تکمیل این کار باید این فعالیت ها صورت گیرد.
تماس با مدیر واحد فروش توسط خود شما
تحویل گزارش از واحد فروش توسط آقای صادقی
آماده کردن گزارش در قالب پاورپوینت و به صورت خلاصه توسط آقای صادقی
تحویل گزارش در پایان روز سوم توسط آقای صادقی به شما
برگرفته از کتاب dare to lead